É possível o preenchimento da ECF no próprio programa gerador da ECF, em virtude da funcionalidade de edição de campos. No entanto, a empresa poderá gerar o arquivo da ECF com recursos
próprios. O arquivo será obrigatoriamente submetido ao programa gerador da ECF para validação de conteúdo, assinatura digital, transmissão e visualização.
A recuperação de dados da ECD é obrigatória para empresas que são obrigadas a entregar a ECD.
2.2. Características do Arquivo
O arquivo a ser importado para o programa gerador da ECF deve ser no formato texto, codificado em ASCII – ISO 8859-1 (Latin-1), não sendo aceitos campos compactados (packed decimal),
zonados, binários, ponto flutuante (float point), etc., ou quaisquer outras codificações de texto, tais como EBCDIC.
Ademais, o arquivo possui organização hierárquica, assim definida pela citação do nível hierárquico ao qual pertence cada registro.
Exemplo: Seja a estrutura hipotética de um arquivo com registros organizados hierarquicamente nos moldes da ECF, conforme abaixo:
Registro 10 – Nível hierárquico 1
Registro 20 – Nível hierárquico 1
Registro 30 – Nível hierárquico 2
Registro 40 – Nível hierárquico 3
Registro 50 – Nível hierárquico 3
Registro 60 – Nível hierárquico 2
Registro 70 – Nível hierárquico 1
Registros “Pais”: 10 (não possui registros “filhos”), 20 (possui registros “filhos”) e 70 (não possui registros “filhos”).
Registro 20: Possui os registros 30 (possui registros “filhos”) e 60 (não possui registros “filhos”) como “filhos”.
Registro 30: Possui os registros 40 (não possui registros “filhos”) e 50 (não possui registros “filhos”) como “filhos”.
Os registros são sempre iniciados na primeira coluna (posição 1) e têm tamanho variável.
A linha do arquivo digital deve conter os campos na exata ordem em que estão listados nos respectivos registros.
Ao início do registro e ao final de cada campo deve ser inserido o caractere delimitador “|” (Pipe ou Barra Vertical: caractere 124 da Tabela ASCII). O caractere delimitador “|” (Pipe) não deve
ser incluído como parte integrante do conteúdo de quaisquer campos numéricos ou alfanuméricos.
Todos os registros devem conter, ao final de cada linha do arquivo digital, após o caractere delimitador “|” (Pipe), os caracteres “CR” (Carriage Return) e “LF” (Line Feed) correspondentes a
“retorno do carro” e “salto de linha”, respectivamente (CR e LF: caracteres 13 e 10, respectivamente, da Tabela ASCII)